Kosmetikstudio-Preise kalkulieren: Zeit, Präparate und Geräte richtig umlegen

Im Kosmetikstudio sind die Kosten ungleicher verteilt als in den meisten anderen Gewerken. Bei manchen Behandlungen steckt fast nur Zeit im Preis, bei anderen ein hochwertiger Wirkstoff, der pro Anwendung einen spürbaren Betrag kostet. Bei Gerätebehandlungen steckt eine Anschaffung im Preis, die sich erst über viele Termine trägt. Die Kalkulation muss diese drei Quellen getrennt rechnen, bevor sie sie addiert.

Zahlen in diesem Beitrag sind runde Werte für Rechenbeispiele, keine Marktpreise. Die Angaben zur Fachkunde, zur Umsatzsteuer und zur Preisauszeichnung stammen aus den Gesetzes- und Verordnungstexten, gelesen im September 2026.

Die Zeit, die eine Kundin auf der Liege verbringt, ist nur ein Teil dessen, was eine Behandlung an Studiozeit verbraucht. Davor liegen Begrüßung, Anamnese oder Rückfragen zum letzten Termin, Hautanalyse und das Vorbereiten der Kabine; danach Pflegeempfehlung, Dokumentation, Aufbereitung der Instrumente, frische Wäsche und Lüften. Rechne für jede Behandlung die Kabinenzeit vom Betreten bis zur Freigabe für den nächsten Termin.

Die zweite Größe ist Deine produktive Zeit im Monat. Von den Stunden, in denen das Studio geöffnet ist, gehen Leerlauf zwischen Terminen, kurzfristige Absagen, Bestellungen, Beratung am Telefon, Social Media und Buchhaltungsvorbereitung ab. Was bleibt, sind die Stunden, in denen eine Behandlung läuft und bezahlt wird. Miss beide Größen einen Monat lang: Die Kabinenzeiten zeigen Dir, welche Behandlungen im Kalender zu knapp angesetzt sind, die Monatssumme, wie viel Zeit Du wirklich verkaufen kannst.

Aus diesen Stunden ergibt sich der Kabinensatz:

Kabinensatz = (Fixkosten + Personalkosten + Unternehmerlohn) ÷ produktive Behandlungsstunden

Zu den Fixkosten gehören Miete, Energie, Wäsche, Versicherungen, Beiträge, Steuerberatung, Software und die Einrichtung der Kabine. Geräte rechnest Du bewusst noch nicht hinein. Sie bekommen im dritten Abschnitt einen eigenen Anteil, damit Behandlungen ohne Gerät sie nicht mitbezahlen.

Beschäftigst Du eine Kosmetikerin, gehört ihr voller Jahreslohn samt Arbeitgeberanteilen in die Personalkosten – auch für Urlaub, Krankheit und Fortbildung, in denen keine Behandlung läuft. Die Untergrenze setzt der gesetzliche Mindestlohn, nach § 1 der Fünften Mindestlohnanpassungsverordnung 13,90 Euro brutto je Zeitstunde seit 1. Januar 2026 und 14,60 Euro ab 1. Januar 2027. Teilst Du diese Kosten nur durch die bezahlten Stunden statt durch die produktiven, fehlt der Unterschied später in jedem Preis.

Präparate werden in Packungen gekauft und in Anwendungen verbraucht. Für die Kalkulation zählt nur die zweite Größe:

Präparatekosten je Behandlung = Einkaufspreis der Packung ÷ tatsächliche Anwendungen je Packung

Das Wort „tatsächlich“ ist der Kern. Herstellerangaben zur Ergiebigkeit gehen vom Idealfall aus. Im Studio geht mehr verloren: Reste in der Schale, Proben für die Kundin, Produkte, die nach dem Öffnen nur begrenzt haltbar sind und vor dem Aufbrauchen verfallen. Notier deshalb bei den wichtigsten Wirkstoffen, Masken, Peelings, Ampullen und Wachsen, an welchem Tag eine Packung angebrochen wurde und wann sie leer war. Zähl dann die Behandlungen dazwischen. Nach zwei, drei Packungen kennst Du die echte Ergiebigkeit.

Einmalmaterial – Handschuhe, Spatel, Tücher, Pads, Kopfband, Liegenauflage – rechnest Du als kleinen festen Betrag, der für die meisten Termine gleich ist. Behandlungen mit teuren Wirkstoffen bekommen dagegen ihren tatsächlichen Präparateanteil einzeln. Genau hier liegt ein häufiger Fehler in Kosmetik-Preislisten: Eine Wirkstoffbehandlung belegt dieselbe Kabinenzeit wie eine klassische Reinigung, ist im Material aber deutlich teurer. Wer beide gleich bepreist, verschenkt die Differenz. Denselben Gedanken für ein Nachbargewerk beschreibt der Beitrag Nagelstudio-Preise kalkulieren: Material bekommt nur dort einen eigenen Posten, wo es wirklich vom Durchschnitt abweicht.

Produkte, die Deine Kundinnen zur Pflege zu Hause kaufen, gehören nicht in diese Rechnung. Sie sind Ware mit eigenem Einkaufs- und Verkaufspreis und sollten die Behandlungspreise weder stützen noch belasten. Mischst Du beides, weißt Du am Ende nicht mehr, ob sich eine Behandlung trägt oder nur der Verkauf danach.

Ein Gerät kostet mehr als seinen Kaufpreis. Zu den Gesamtkosten über die Nutzungsdauer gehören Wartung nach Herstellerangaben, Verschleiß- und Ersatzteile, Verbrauchsmaterial des Geräts, eine Versicherung, gegebenenfalls Leasingraten statt Kaufpreis. Bei Geräten, die unter die Verordnung zum Schutz vor schädlichen Wirkungen nichtionisierender Strahlung bei der Anwendung am Menschen (NiSV) fallen, gehört außerdem die Fachkunde dazu. Nach § 4 Abs. 1 NiSV muss der Betreiber sicherstellen, dass die anwendende Person die erforderliche Fachkunde besitzt. Wurde sie durch eine Schulung erworben, ist nach § 4 Abs. 3 NiSV „mindestens alle fünf Jahre“ eine Aktualisierungsschulung nötig. Das Zertifikat wird nach § 4a Abs. 1 NiSV für fünf Jahre ausgestellt. Schulung, Prüfung und der Arbeitsausfall dafür sind damit wiederkehrende Kosten des Geräts. Sie fallen für jede Person im Team an, die es bedient.

Der Geräteanteil pro Behandlung ergibt sich so:

Geräteanteil = Gesamtkosten des Geräts über die Nutzungsdauer ÷ erwartete Behandlungen in dieser Zeit

Ein Rechenbeispiel mit runden Zahlen, ausdrücklich keine Marktpreise: Kaufpreis, Wartung, Ersatzteile und Fachkunde ergeben zusammen 18.000 Euro über fünf Jahre. Rechnest Du vorsichtig mit sechs Behandlungen pro Woche an 45 Arbeitswochen im Jahr, sind das 1.350 Behandlungen und ein Geräteanteil von rund 13,33 Euro je Termin. Rechnest Du optimistisch mit zwölf pro Woche, sinkt der Anteil auf rund 6,67 Euro – wird das Gerät dann aber nur halb so oft gebucht, fehlt Dir bei jeder Behandlung die Hälfte dessen, was sie das Gerät tatsächlich kostet. Setz die erwartete Zahl deshalb lieber zu niedrig an. Einen zu hohen Preis kannst Du später senken; ein Gerät, das von den übrigen Behandlungen mitfinanziert wird, drückt dagegen still auf jede Rechnung.

Mit eigenen Zahlen rechnen: Den Preis einer Gerätebehandlung setzt Du aus drei Teilen zusammen – Kabinensatz mal Dauer, Präparate, Geräteanteil. Im Preisrechner für Salons und Studios kannst Du diese Rechnung mit Deinen eigenen Werten durchspielen.

Kosmetik-Preislisten neigen dazu, jede Variante als eigene Behandlung aufzuführen, bis niemand mehr durchblickt. Übersichtlicher ist ein Baukasten: wenige Grundbehandlungen mit fester Dauer und festem Preis, dazu Module, die sich hinzubuchen lassen – etwa Augenbrauen in Form bringen, eine zusätzliche Maske, ein Wirkstoffkonzentrat. Jedes Modul rechnest Du nach demselben Muster wie die Grundbehandlung: zusätzliche Minuten mal Kabinensatz plus Präparate. So sieht die Kundin, was sie bezahlt. Du wiederum siehst, welche Module sich rechnen.

Viele Behandlungen wirken erst in einer Folge von Terminen. Bietest Du sie als Serie an, beginnt der Serienpreis beim Einzelpreis: Anzahl der Termine mal Einzelpreis, abzüglich eines Nachlasses, den Du bewusst festlegst. Begründen lässt sich ein solcher Nachlass mit Planbarkeit: Die Termine stehen fest, die ausführliche Beratung fällt nur einmal an. Mit dem Wunsch, die Serie überhaupt zu verkaufen, lässt er sich dagegen nicht begründen. Soll eine Serie vorab bezahlt werden, klär vorher mit Deiner Steuerberatung, wie die Vorauszahlung zu behandeln ist. Schreib in diesem Fall außerdem auf, was bei Abbruch oder Unverträglichkeit mit den offenen Terminen geschieht. Wie sich Serien im Kalender und im Kundenverlauf führen lassen, zeigt der Beitrag Behandlungsserien im Kosmetikstudio planen.

Auch im Kosmetikstudio gilt § 12 der Preisangabenverordnung: Wer Verbrauchern Leistungen anbietet, stellt ein Preisverzeichnis der wesentlichen Leistungen auf und bringt es im Studio an, bei einem Schaufenster oder Schaukasten auch dort. Ist das Anbringen wegen des Umfangs nicht zumutbar, genügt es nach § 12 Abs. 2 PAngV, das Verzeichnis am Ort des Leistungsangebots zur Einsichtnahme bereitzuhalten – etwa als Mappe am Empfang. Die Preise darin sind Gesamtpreise einschließlich Umsatzsteuer (§ 3 Abs. 1 PAngV). Der Regelsteuersatz beträgt nach § 12 Abs. 1 UStG 19 Prozent. Ob Du als Kleinunternehmerin nach § 19 UStG ohne Umsatzsteuer arbeiten kannst, hängt an Deinen Umsätzen und gehört in das Gespräch mit Deiner Steuerberatung.

Runde die Ergebnisse der Formel nach oben auf ganze Euro und prüfe dann die Abstände: Zwei Behandlungen, die sich nur durch ein teureres Präparat unterscheiden, sollten genau um dessen Anteil auseinanderliegen und nicht zufällig um einen größeren oder kleineren Betrag. Ein Preis, der sich erklären lässt, lässt sich auch verteidigen.

Anpassen solltest Du die Preise, wenn sich eine der drei Quellen verschiebt: Der Lieferant erhöht die Preise für Deine Wirkstoffe, ein Gerät wird deutlich seltener gebucht als kalkuliert, eine Fachkunde-Aktualisierung steht an, oder die Kabinen sind über Wochen ausgebucht. Kündige die neuen Preise einige Wochen vorher an, im Studio und dort, wo Deine Kundinnen online buchen. Halte gebuchte Termine und begonnene Serien zum vereinbarten Preis. Ob Deine Stammkundinnen danach im gewohnten Abstand wiederkommen, zeigt Dir die Terminhistorie in der Kundenkartei zuverlässiger als jede Rückmeldung an der Theke.