Die digitale Kundenkartei, die auch das Team versteht

Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und die bevorzugte Sprache. Die Sprache entscheidet, in welcher Sprache Bestätigung und Erinnerung beim Gast ankommen – praktisch überall dort, wo Stammkundschaft nicht nur Deutsch spricht. Mehr Pflichtangaben verlangt der Datensatz nicht: Ein Gast, von dem Du nur den Namen und die Handynummer hast, lässt sich genauso anlegen wie einer mit vollständigen Daten.

Ein freies Notizfeld je Gast. Dort steht die Farbformel, eine Unverträglichkeit, der Wunsch nach einem bestimmten Platz – was immer Dein Gewerk braucht. Bewusst ein Freitext statt eines starren Formulars: Eine Maske mit festen Feldern passt entweder zum Friseursalon oder zum Kosmetikstudio, nie zu beiden. Was nicht hineinpasst, landet dann doch wieder auf einem Zettel. Weil das Feld formlos ist, entwickelt jedes Team seine eigene knappe Schreibweise. Genau die wird im eigenen Betrieb auch gelesen.

Jeder Termin bleibt am Datensatz. Du siehst die gebuchte Leistung, den Zeitpunkt sowie die zuständige Person im Team. Auch nach zwei Jahren ist damit nachvollziehbar, was beim letzten Mal gemacht wurde. Das ist der Teil, der einen Personalwechsel übersteht: Wenn jemand das Team verlässt, bleibt die Historie der Gäste da, statt mit der Person zu gehen. Damit beantwortet sie auch die Frage, die im Salon ständig gestellt wird – wann war der eigentlich zuletzt hier?

Wiederkehrende Termine – etwa alle vier Wochen bei derselben Person im Team – laufen als Serie am Kundendatensatz mit. Du musst sie nicht jedes Mal neu anlegen. Für Stammgäste mit festem Rhythmus füllt sich der Kalender dadurch von selbst. Ohne Serie muss der nächste Termin bei jedem Besuch neu vereinbart werden. Fällt ein einzelner Termin aus, betrifft das nur diesen Termin und nicht die ganze Serie.