Die digitale Kundenkartei, die auch das Team versteht
Ein Stammgast sitzt im Stuhl, und die Person, die ihn sonst betreut, hat frei. Welche Farbe beim letzten Mal gemischt wurde, steht auf einem Zettel im Hinterzimmer – oder in niemandes Kopf. Genau diesen Moment löst eine digitale Kundenkartei: Kontaktdaten, Notizen und die vollständige Terminhistorie liegen an einer Stelle, die jede Person im Team öffnen kann. Bei Salon Wizard ist sie kein Zusatzmodul, sondern in jedem Tarif enthalten.
Was in der Kundenkartei steht
Bewusst wenige Felder, dafür die, die im Alltag wirklich gepflegt werden. Eine Kartei mit dreißig Pflichtfeldern wird nach zwei Wochen nicht mehr ausgefüllt – und eine halb gepflegte Kartei ist schlimmer als gar keine, weil niemand mehr weiß, ob das Fehlen einer Notiz etwas bedeutet oder nur vergessen wurde.
Kontaktdaten und Sprache
Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und die bevorzugte Sprache. Die Sprache entscheidet, in welcher Sprache Bestätigung und Erinnerung beim Gast ankommen – praktisch überall dort, wo Stammkundschaft nicht nur Deutsch spricht. Mehr Pflichtangaben verlangt der Datensatz nicht: Ein Gast, von dem Du nur den Namen und die Handynummer hast, lässt sich genauso anlegen wie einer mit vollständigen Daten.
Notizen für Farbformel, Unverträglichkeit, Vorliebe
Ein freies Notizfeld je Gast. Dort steht die Farbformel, eine Unverträglichkeit, der Wunsch nach einem bestimmten Platz – was immer Dein Gewerk braucht. Bewusst ein Freitext und kein starres Formular: Eine Maske mit festen Feldern passt entweder zum Friseursalon oder zum Kosmetikstudio, nie zu beiden, und was nicht hineinpasst, landet dann doch wieder auf einem Zettel. Weil das Feld formlos ist, entwickelt jedes Team seine eigene knappe Schreibweise – und die ist am Ende genau die, die im eigenen Betrieb gelesen wird.
Vollständige Terminhistorie
Jeder Termin bleibt am Datensatz: was gebucht war, wann, und bei wem im Team. Auch nach zwei Jahren ist damit nachvollziehbar, was beim letzten Mal gemacht wurde. Das ist der Teil, der einen Personalwechsel übersteht: Wenn jemand das Team verlässt, bleibt die Historie der Gäste da, statt mit der Person zu gehen. Und es beantwortet die Frage, die im Salon ständig gestellt wird – wann war der eigentlich zuletzt hier?
Serientermine für Stammgäste
Wiederkehrende Termine – etwa alle vier Wochen bei derselben Person im Team – laufen als Serie am Kundendatensatz mit und müssen nicht jedes Mal neu angelegt werden. Für Stammgäste mit festem Rhythmus ist das der Unterschied zwischen einem Kalender, der sich selbst füllt, und einem, der bei jedem Besuch neu verhandelt wird. Fällt ein einzelner Termin aus, betrifft das nur diesen Termin und nicht die ganze Serie.
Vom Karteikasten zur digitalen Kundenkartei
Die meisten Salons kommen nicht von einer anderen Software, sondern von Karteikarten, einem Notizbuch oder einer Tabelle. Der Umstieg ist deshalb kein Datenprojekt, sondern eine Gewohnheit: Du legst den Datensatz beim nächsten Termin an, schreibst die Notiz direkt hinein, und nach einem Behandlungszyklus ist Deine Stammkundschaft vollständig erfasst. Bei einem Rhythmus von sechs Wochen ist das gut ein Vierteljahr – ohne einen einzigen Abend, an dem jemand alte Karten abtippt.
Einen Import aus einer bestehenden Datei gibt es nicht – und den Altbestand abzutippen lohnt sich in der Regel nicht. Wer seit Jahren dieselben Gäste betreut, hat die Hälfte davon ohnehin nicht mehr im Kalender. Wer trotzdem mit Bestand starten will, legt die zwanzig oder dreißig wichtigsten Datensätze von Hand an; das ist an einem Nachmittag erledigt und trifft die Gäste, auf die es ankommt.
Kundendaten sind sensibel – was mit ihnen passiert
Eine Kundenkartei enthält Kontaktdaten, Behandlungsverläufe und manchmal Gesundheitsinformationen. Die Daten liegen auf Servern in Deutschland, die Verarbeitung ist DSGVO-konform, und die Daten gehören Deinem Salon. Das ist bei einer Notiz über eine Unverträglichkeit keine Formalie: Sie ist der Grund, warum die Notiz überhaupt geschrieben werden darf, und sie entscheidet, wer sie später lesen kann.
Der Unterschied zu einem Buchungsportal liegt genau hier: Wer seine Termine über einen Marktplatz laufen lässt, übergibt die Kundenbeziehung an den Marktplatz. Buchungen über Deine eigene Salon-Website landen nur bei Dir – ohne Weitergabe und ohne Provision auf den Termin. Wechselst Du irgendwann den Anbieter, wechselt die Kundenbeziehung mit; sie hat nie jemand anderem gehört.
Kundenkartei im Friseursalon, Kosmetikstudio und Nagelstudio
Friseursalon
Die Farbformel ist der Klassiker: Welche Mischung, welche Einwirkzeit, welches Ergebnis. Steht sie in der Notiz statt im Kopf einer Person, kann jeder Termin vertreten werden – und die Serie für den Stammgast alle sechs Wochen läuft ohnehin mit.
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Kosmetikstudio
Behandlungen bauen aufeinander auf, und was beim letzten Termin verwendet wurde, entscheidet über den nächsten. Die Historie am Datensatz zeigt den Verlauf; Unverträglichkeiten stehen in der Notiz, wo sie vor der Behandlung gelesen werden.
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Nagelstudio
Refill oder Neumodellage, welche Farbe zuletzt lag, wie lange sie gehalten hat: Der Verlauf steht in der Historie, die Details in der Notiz. Das spart die Frage, die jeder Gast beim Hinsetzen schon zweimal beantwortet hat.
Was die Kundenkartei kostet
Nichts extra. Die Kundenkartei ist in jedem Tarif enthalten – kein Zusatzmodul, das separat freigeschaltet wird, und kein Aufpreis pro Mitarbeiter innerhalb eines Tarifs.
Konto anlegen, Leistungen eintragen und die Kartei aufbauen kostet nichts und verlangt keine Zahlungsdaten. Sobald echte Termine über Deine Buchungsseite laufen, brauchst Du einen der drei Tarife – monatlich kündbar und ohne Provision je Buchung.
Häufige Fragen zur Kundenkartei
Gibt es die Kundenkartei als App?
Es gibt keine eigene App zum Installieren. Die Oberfläche ist für das Handy optimiert, sodass Du die Kartei am Empfang, am Platz und unterwegs im Browser öffnest – ohne Update und ohne App-Store. Für den Alltag heißt das: Ein Lesezeichen auf dem Startbildschirm verhält sich wie eine App, und niemand muss auf einem zweiten Gerät etwas nachinstallieren.
Kann ich meine bestehende Kundenkartei importieren?
Einen Import gibt es nicht. In der Praxis ist das selten ein Problem: Du legst die Datensätze beim jeweils nächsten Termin an, und nach einem Behandlungszyklus ist Deine Stammkundschaft erfasst. Wer sofort mit Bestand arbeiten will, legt die wichtigsten Gäste von Hand an – erfahrungsgemäß sind das deutlich weniger, als die alte Kartei vermuten lässt.
Sehen alle im Team die Notizen zu einem Gast?
Ja – das ist der Zweck. Die Kartei existiert, damit eine Vertretung denselben Stand hat wie die Person, die den Gast sonst betreut. Wer sich überhaupt anmelden kann, steuerst Du über die Mitarbeiterverwaltung; wer keinen Zugang hat, sieht auch keine Notizen. Für sehr persönliche Vermerke gilt deshalb dieselbe Regel wie auf Papier: Es gehört nur hinein, was das Team für die Behandlung wissen muss.
Wo liegen die Kundendaten?
Auf Servern in Deutschland, DSGVO-konform verarbeitet. Die Daten gehören Deinem Salon und werden nicht an ein Buchungsportal weitergegeben. Gäste können ihre Termine über das Kundenportal selbst verwalten – mit Konto oder als Gast über Buchungsnummer und E-Mail-Adresse, also ohne dass sie sich für eine Terminverschiebung irgendwo registrieren müssen.
Ist die Kundenkartei kostenlos?
Aufbauen und ansehen ist kostenlos und verlangt keine Zahlungsdaten. Für den laufenden Betrieb mit echten Terminen brauchst Du einen der drei Tarife; die Kundenkartei ist dann in jedem davon enthalten – sie ist kein Zusatzmodul, das im günstigsten Tarif fehlt und erst weiter oben dazukommt.
Leg Deine Kundenkartei an
Konto anlegen, ersten Gast eintragen, Notiz dazuschreiben – und ansehen, wie sich das im Alltag anfühlt, bevor Du Dich für einen Tarif entscheidest.