Digitale Stempelkarte für Salons: Papier, Treue-App oder direkt in der Terminbuchung

Der Vergleich richtet sich an Dich, wenn Du einen Friseursalon, einen Barbershop, ein Nagel-, Kosmetik-, Wimpern- oder Massagestudio oder einen Hundesalon führst und die Papierkarte ablösen oder zum ersten Mal eine Treuekarte einführen willst. Verglichen werden Modelle, keine Anbieter. Deren Konditionen ändern sich oft, die Fragen in diesem Artikel bleiben dieselben. Preise fehlen deshalb bewusst. Die Tabelle beschreibt stattdessen, wie jeder Weg abgerechnet wird.

Wofür die Karte belohnt und was jede Prämie kosten darf, ist eine eigene Entscheidung. Triff sie vor der Wahl der Technik: Mit der falschen Prämie wird jeder der drei Wege teuer.

Die Papierkarte. Am Empfang gibt es die Karte, beim Bezahlen stempelt das Team oder zeichnet ab. Ist die Reihe voll, ist die Prämie fällig. Das kostet nur den Druck und einen Stempel, braucht keine Technik und versteht jede Person auf Anhieb. Die ganze Buchführung steckt allerdings im Portemonnaie der Kundschaft. Bleibt die Karte zu Hause, landet sie in der Wäsche oder geht sie verloren, sind auch die Stempel weg.

Eine eigene Treue-App. Ein Anbieter, der sich auf Kundenbindung spezialisiert hat, führt die Karte für Dich. Meist installiert die Kundschaft eine App oder speichert eine Web-Karte. An der Kasse zeigt sie einen Code, den das Team mit Handy oder Tablet scannt. Manche Apps bieten zusätzlich Nachrichten, Geburtstagsangebote oder Aktionen. Den Besuch festzuhalten bleibt ein Handgriff am Tresen. Er passiert nur auf einem Gerät statt auf Papier.

Eine Karte in der Terminbuchung. Bucht Deine Kundschaft online oder führt Dein Team den Terminkalender in einer Software, weiß dieses System bereits, wer da war und was gebucht wurde. Die Karte kann sich dann aus stattgefundenen Terminen selbst füllen. Niemand stempelt, ein Besuch ohne Termin bringt aber auch nichts. Die Grenze ist das Spiegelbild der Stärke: Was nie im Kalender landet, zählt nicht.

Die Tabelle vergleicht die drei Wege in den Punkten, die im Alltag entscheiden. Lies die letzte Zeile zuerst: Sie zeigt, welche Spalte zu einem Betrieb wie Deinem passt.

Das Muster ist deutlich. Papierkarte und App hängen beide an einem Handgriff im vollsten Moment des Tages. Die Karte in der Terminbuchung nimmt diesen Handgriff weg, allerdings nur für Besuche, die im Kalender stehen. Die nützliche Frage lautet deshalb nicht „digital oder Papier?“, sondern „Wo wird der Besuch ohnehin festgehalten?“

Die App-Spalte trägt mehr, als die Tabelle zeigt. Ein App-Konto enthält meist Name, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse samt Besuchsverlauf. Viele Apps bringen zudem Nachrichten und Aktionen mit, die eine Karte in der Terminbuchung selten bietet. Die DSGVO gilt für die App wie für die Karte in der Terminbuchung, sobald eine Karte einer Person zugeordnet ist. Bei einer eigenen App klärst Du zusätzlich, ob der Anbieter die Daten in Deinem Auftrag verarbeitet oder auch für eigene Zwecke. Im ersten Fall braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Was Du sonst bei einem Anbieter prüfen solltest, steht im Ratgeber zur DSGVO-konformen Friseursoftware.

Papier ist nicht die rückständige Lösung. Es ist die richtige, wenn die meisten Besuche ohne Termin kommen, etwa in einem Barbershop ohne Buchung: Eine Terminbuchung sähe diese Besuche schlicht nicht. Papier reicht auch, wenn Du erst prüfen willst, ob eine Karte überhaupt etwas verändert, bevor Du Dich auf ein System festlegst. Oder wenn eine Person am Tresen steht, die jeden Stammgast beim Namen kennt.

Eine Papierkarte funktioniert, wenn sie so sorgfältig aufgesetzt ist wie eine Software:

• Ein Zeichen, das sich schwer nachmachen lässt. Nimm einen eigenen Stempel oder Dein Kürzel, keinen Haken, den jede Person mit einem Kuli ergänzen kann.
• Bedingungen auf der Rückseite. Was als Besuch zählt, welche Prämie es gibt, ob Stempel verfallen und ob die Karte weitergegeben werden darf.
• Eine Regel für verlorene Karten. Leg vorher fest, ob Du sie ersetzt, zum Beispiel nach einem Blick in den Terminkalender. Sag es auch dem Team.
• Eine Reihe, die sich füllen lässt. Kommt ein Stammgast alle sechs Wochen, dauert eine Zehnerreihe länger als ein Jahr. Sechs bis zehn Felder mit einer kleineren ersten Prämie halten das Ziel in Sichtweite.

Willst Du es erst mit Papier versuchen, gestaltest Du die Karte mit unserer kostenlosen Stempelkarten-Vorlage im Browser: Felder, Prämie und Bedingungen auf der Rückseite, fertig zum Drucken.

Die Schwäche der Papierkarte ist nicht das Papier, sondern die Prämie, die meist dazugehört: ein ganzer Gratisbesuch, sobald die Reihe voll ist. Das macht die Karte teuer. Genau diese Prämie solltest Du als Erstes überdenken, wenn Du später das System wechselst. Wie Du eine Prämie kalkulierst und was Gäste sonst zurückbringt, steht im Ratgeber zur Kundenbindung beim Friseur.

Eine eingebaute Karte liest den Terminkalender, statt auf einen Stempel zu warten. Hat ein Termin stattgefunden, schreibt das System die Punkte dafür gut. Ein gut gebautes System tut das mit kurzer Verzögerung, etwa über Nacht. So bleibt dem Team der Tag, um ein Nichterscheinen einzutragen. Wird ein Termin später als storniert oder nicht erschienen markiert, gehen seine Punkte zurück. Beim Bezahlen muss niemand an etwas denken.

Zwei Zählweisen sind üblich. Mit Punkten je Euro des gebuchten Preises sammelt ein langer Farbtermin schneller als ein kurzer Ponyschnitt. So bleiben die Prämien im Verhältnis zu dem, was jemand ausgibt. Mit einer festen Zahl je Besuch zählt jeder Besuch gleich, wie bei der Papierkarte. Das passt zu einem Betrieb mit einem Hauptpreis. Wird einmal je Tag gezählt, bleiben Schnitt und Farbe am selben Nachmittag ein Besuch.

Eingelöst wird dort, wo die Kundschaft sitzt. Das Team sieht am Termin, dass eine Prämie fällig ist. Es fragt am Platz nach und bestätigt dann das Einlösen. Der Nachlass selbst gehört auf die Rechnung. Hat die Terminbuchung keine Kasse, ziehst Du ihn in Deiner eigenen ab. Ihren Stand sieht die Kundschaft ohne App: im Kundenbereich und über den Link in den Terminmails.

Salon Wizard ist ein System, das so arbeitet, ab dem Tarif Solo Plus. Gezählt wird je Euro des gebuchten Preises oder mit einer festen Zahl je Besuch. Gibt es einen Punkt je Besuch und liegt die erste Prämie höchstens zwölf Besuche entfernt, zeigt die Karte Stempel statt einer Zahl. Bis zu drei Prämien sind möglich: eine Gratisleistung, auf Wunsch bis zu einem Höchstbetrag, ein Betrag oder ein Prozentsatz als Nachlass oder ein Geschenk. Punkte können eine gewählte Zahl von Monaten nach der letzten Gutschrift verfallen. Zum Start lassen sich Termine der letzten sechs oder zwölf Monate anrechnen. Ist eine Prämie einlösbar, erscheint im Kalender ein Geschenk am Termin. Das Team klickt auf „Einlösen“ und bestätigt im Dialog. Salon Wizard hat keine Kasse, der Nachlass wird also in Deiner Kasse abgezogen. Die Bedingungen, die Deine Kundschaft liest, entstehen aus Deinen Einstellungen. Auf dem iPhone lässt sich die Karte auf den Home-Bildschirm legen.

Zwei Grenzen solltest Du vor dem Wechsel kennen. Laufkundschaft zählt erst, wenn der Besuch als Termin mit Namen eingetragen ist. Eine Leistung mit „Preis auf Anfrage“ bringt erst Punkte, wenn das Team sie von Hand gutschreibt. Die Funktionsübersicht zeigt die Karte im Zusammenhang mit der übrigen Software.

• Was passiert mit den Stempeln auf Papier? Löse angefangene Karten bis zum Ende ein oder schreib sie einmalig von Hand gut, wenn jemand die Karte vorlegt. Ein System, das frühere Termine anrechnen kann, erspart Dir das bei den meisten Stammgästen.
• Was zählt als Besuch? Jeder Termin, jeder Tag mit Termin oder jeder Euro? Zählen Produkte mit? Die Antwort gehört in die Bedingungen.
• Wer löst ein und wo wird es vermerkt? Eine Prämie sollte erst nach einer Bestätigung als eingelöst gelten. So passiert nichts aus Versehen. Jedes Einlösen gehört mit Datum in den Verlauf der Kundin oder des Kunden.
• Wer sieht welche Daten? Frag einen App-Anbieter, ob er die Daten Deiner Kundschaft auch für eigene Zwecke nutzen darf, etwa um andere Betriebe zu bewerben. Frag auch, wo die Daten gespeichert werden und ob Du sie exportieren kannst.
• Was passiert, wenn Du aufhörst? Gesammelte Punkte sind ein Versprechen. Leg fest, wie lange sie nach dem Ende einlösbar bleiben. Schreib das in die Bedingungen.
• Bedingungen schriftlich. Halte fest, was als Besuch zählt, welche Prämien es gibt, wann Punkte verfallen und was beim Ende gilt. Leg die Bedingungen so ab, dass sie leicht zu finden sind, bevor jemand sammelt. Die Einzelheiten regelt jedes Land selbst. In Deutschland verlangt § 6 Abs. 1 Nr. 3 DDG für digitale Verkaufsförderung wie Preisnachlässe oder Geschenke, dass die Bedingungen leicht zugänglich sowie klar und unzweideutig angegeben sind. In Österreich gilt dasselbe nach § 6 Abs. 1 Z 3 ECG. In der Schweiz fehlt eine eigene Vorschrift; dort zählt, dass nichts irreführt (Art. 3 UWG). Eine Karte, die ihre Bedingungen selbst anzeigt, nimmt Dir diese Arbeit ab. In Salon Wizard nennen sie auch Deinen Betrieb als Anbieter und, sobald Du ein Enddatum setzt, wie lange die Karte läuft.
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