DSGVO-konforme Friseursoftware: Kundendaten und Hosting

Ein Friseursalon führt mehr personenbezogene Daten, als den meisten Inhaber:innen bewusst ist. In der Kundenkartei stehen Name, Telefonnummer und Terminhistorie, dazu Farbformeln, Notizen zur Haarstruktur, Hinweise auf frühere Unverträglichkeiten und gelegentlich Fotos. Jeder dieser Einträge ist eine Verarbeitung, für die der Salon verantwortlich ist – auch dann, wenn die Software von jemand anderem betrieben wird.

Dieser Beitrag beschreibt, wie sich diese Verantwortung im Salonalltag praktisch ordnen lässt und woran Du erkennst, ob ein System dabei hilft oder im Weg steht. Er ersetzt keine Rechtsberatung: Für eine verbindliche Auskunft zu Deinem konkreten Betrieb sind die zuständige Landesdatenschutzbehörde oder eine fachkundige Beratung die richtigen Adressen.

Personenbezogen ist jede Angabe, die sich einer bestimmbaren Person zuordnen lässt. Im Salon fällt darunter deutlich mehr als die Adressliste: die Telefonnummer für die Erinnerung, die E-Mail-Adresse aus der Online-Buchung, die Terminhistorie, die Notiz „kommt oft zu spät", die Angabe, wer zuletzt bedient hat, und die Farbformel selbst.

Eine besondere Aufmerksamkeit verdient eine kleine Gruppe von Einträgen: Hinweise auf Allergien, Unverträglichkeiten, Hauterkrankungen, eine Schwangerschaft oder eine Chemotherapie. Solche Angaben können Gesundheitsdaten sein, und für sie gelten strengere Anforderungen als für eine Telefonnummer. Sie im Salon zu erfassen ist nicht verboten und für die Beratung oft sogar geboten – aber sie brauchen eine ausdrückliche Grundlage und sollten nicht beiläufig im offenen Notizfeld landen.

Ein praktischer erster Schritt kostet nichts: Geh einmal die Felder Deiner Kundenkartei durch und markier, welche davon Du tatsächlich für die Beratung brauchst. Was Du nicht brauchst, muss auch nicht erhoben werden – und was nicht erhoben wird, kann weder falsch gespeichert noch versehentlich offengelegt werden.

Die Aufbewahrungsfrage stellt sich im Salon anders als in den meisten Betrieben, weil die Daten hier über Jahre nützlich bleiben. Eine Farbformel von vor drei Jahren ist bei einem Stammgast ein Wert, kein Altbestand. Genau deshalb wird im Salon selten gelöscht – und genau deshalb wachsen Karteien mit Gästen, die seit sieben Jahren nicht mehr da waren.

Sinnvoll ist eine Regel, die Du einmal festlegst und dann anwendest: Wie lange bleibt der Datensatz eines Gastes bestehen, der nicht mehr kommt? Zwei Jahre nach dem letzten Termin sind eine übliche Größenordnung für die Beratungsdaten; Belege und Rechnungen unterliegen davon unabhängig steuerlichen Fristen und werden nicht zusammen mit der Kartei gelöscht. Welche Frist für Deinen Betrieb angemessen ist, klärst Du am besten mit der Steuerberatung und, bei Gesundheitsangaben, mit fachkundiger Beratung.

Prüf am System, ob sich eine solche Regel überhaupt umsetzen lässt: Zeigt es Dir inaktive Kundendatensätze? Lässt sich ein einzelner Datensatz löschen, ohne dass die zugehörigen Terminbuchungen der Vergangenheit unbrauchbar werden? Ein System, das nur „alles behalten" kennt, macht die Aufräumarbeit zu Handarbeit.

Sobald eine Software die Kundendaten für Dich speichert, verarbeitet der Anbieter sie in Deinem Auftrag. Dafür braucht es einen schriftlichen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Er ist kein Formalismus, den man nachreicht: Ohne ihn fehlt der Verarbeitung die vertragliche Grundlage, und im Prüfungsfall ist er das erste Dokument, nach dem gefragt wird.

Frag deshalb vor der Entscheidung nach drei Dingen. Erstens: Gibt es diesen Vertrag, und ist er ohne Rückfrage beim Vertrieb einsehbar? Zweitens: Wo stehen die Server – in Deutschland, in der EU oder außerhalb? Drittens: Welche Unterauftragnehmer sind beteiligt? Kaum ein Anbieter betreibt alles selbst; Hosting, E-Mail-Versand, SMS-Versand und Fehleraufzeichnung laufen häufig über weitere Dienstleister, und die gehören in eine Liste, die Du einsehen kannst.

Ein Punkt wird dabei regelmäßig übersehen: Auch Werkzeuge, die Du selbst um die Software herum benutzt, verarbeiten Kundendaten. Der Terminversand über einen Messenger, die Kundenliste in einer Tabellendatei auf dem privaten Rechner, das Foto in der Kamerarolle des Diensthandys. Diese Nebenwege sind in der Praxis häufiger die Schwachstelle als die eigentliche Salonsoftware.

Im Einzelsalon fällt diese Frage kaum auf, im Team wird sie schnell konkret. Muss die Aushilfe am Empfang die Notiz sehen, dass ein Gast nach einer Chemotherapie eine bestimmte Behandlung nicht bekommen soll? Und brauchen Auszubildende Zugriff auf die vollständige Terminhistorie aller Gäste oder nur auf die des laufenden Tages?

Die Grundregel ist einfacher, als sie klingt: Jede Person sieht, was sie für ihre Arbeit braucht, und nicht mehr. Praktisch heißt das, dass ein System zwischen Rollen unterscheiden können muss – Empfang, Team, Leitung – und dass diese Rollen sich ändern lassen, wenn jemand eine andere Aufgabe übernimmt.

Der Fall, der in der Praxis am häufigsten schiefgeht, ist das Ausscheiden. Wenn jemand den Salon verlässt, muss der Zugang gesperrt werden – aber die Vergangenheit im System nicht gelöscht, sonst lassen sich alte Termine niemandem mehr zuordnen. Klär deshalb vorab, ob das System einen Zugang deaktivieren kann, ohne die Historie mitzunehmen. Und leg fest, wer diesen Schritt macht: Ein gesperrter Zugang, an den am Tag der Kündigung niemand denkt, bleibt oft monatelang offen.

Diese Anfragen kommen selten, aber sie kommen – meist per E-Mail, gelegentlich mündlich am Empfang. Ein Gast möchte wissen, was der Salon über ihn gespeichert hat, ein anderer möchte gelöscht werden, ein dritter möchte eine falsche Telefonnummer korrigiert wissen. Für die Antwort gilt eine Frist, und der Salon ist derjenige, der antworten muss, nicht der Softwareanbieter.

Bereite deshalb zwei Dinge vor, solange keine Anfrage vorliegt. Erstens: Weißt Du, wo überall Daten dieses Gastes liegen – in der Kartei, im Kalender, im Nachrichtenverlauf, in der Buchhaltung. Zweitens: Kannst Du eine vollständige Auskunft aus dem System ziehen, ohne sie von Hand zusammenzuschreiben? Ein Export je Kundendatensatz spart hier den entscheidenden Aufwand.

Bei der Löschung gilt der Vorbehalt aus Abschnitt zwei: Nicht alles darf weg. Rechnungsrelevante Angaben unterliegen steuerlichen Aufbewahrungsfristen und bleiben, auch wenn die Beratungsdaten gelöscht werden. Wie diese beiden Anforderungen im Einzelfall zusammenpassen, ist genau die Frage, die eine fachkundige Beratung oder die zuständige Aufsichtsbehörde verbindlich beantworten kann – ein Ratgeber wie dieser kann nur zeigen, wo sie sich stellt.