Kosmetiksoftware mit Kundenhistorie: worauf es bei Kartei, Serien und Datenexport ankommt

In der engeren Auswahl landen fast immer dieselben Häuser: Fresha, Booksy, Planity und Treatwell, dazu Shore, studiolution, cituro und #mitdenkt. Fast alle können Termine. Der Unterschied zeigt sich erst dort, wo eine Behandlung nicht mit dem Termin endet: bei Verläufen über Monate, bei besonders schutzwürdigen Angaben und bei Leistungen, die vor der Buchung ein Gespräch verlangen.

Dieser Artikel sortiert die Auswahl deshalb entlang der Kundenbeziehung statt entlang des Funktionskatalogs: warum die Kartei den Ausschlag gibt, wie Serien und Pakete zum Auswahlkriterium werden, wo die Daten liegen und wer sie herausbekommt, wie beratungspflichtige Leistungen abgebildet werden. Am Ende stehen die Fragen, die Du einem Anbieter vor der Entscheidung stellen solltest.

Terminverwaltung ist in fast jedem System gelöst. Was Kosmetikstudios unterscheidet, ist der Anteil an Arbeit, der zwischen den Terminen liegt: das Vorgespräch, die Beobachtung nach der Behandlung, die Empfehlung für zu Hause, die Rückmeldung beim nächsten Mal. Diese Kette ist der eigentliche Gegenstand des Betriebs. In vielen Systemen fällt sie in ein Freitextfeld.

Prüf deshalb zuerst, was eine Kundenakte tatsächlich kann. Lassen sich Angaben strukturiert erfassen statt nur als Fließtext? Ist der Verlauf chronologisch nachvollziehbar, also erkennbar, welche Behandlung wann mit welchem Ergebnis stattfand? Können Bilder an einen bestimmten Termin gebunden werden und nicht nur an die Person? Und findet man eine bestimmte Information in Sekunden wieder, wenn ein Gast nach acht Monaten zurückkommt?

Ein zweiter Punkt wird oft übersehen: Wer im Team sieht was? In größeren Studios ist es sinnvoll, dass empfindliche Angaben nicht für jeden sichtbar sind, der Termine einträgt. Ein System, das nur alles oder nichts kennt, zwingt Dich später zu Behelfslösungen.

Kosmetische Arbeit ist häufig eine Abfolge. Damit entstehen Anforderungen, die ein reiner Terminkalender nicht kennt: Ein Termin gehört zu einer laufenden Serie, ein Paket hat einen Restbestand, zwischen zwei Behandlungen liegt ein Fenster, das eingehalten werden soll.

Klär deshalb vor der Entscheidung drei Punkte. Kann ein empfohlener Abstand an eine Behandlung gebunden werden, sodass beim Abschluss automatisch das passende Fenster vorgeschlagen wird? Lassen sich mehrere Termine als zusammengehörige Reihe führen, statt als unverbundene Einzeltermine? Und ist jederzeit ablesbar, wie viele Einheiten eines im Voraus gekauften Pakets noch offen sind?

Fehlt einer dieser Punkte, wandert die Arbeit auf Papier oder in eine Tabelle. Damit landet sie an einer Stelle, die niemand außer Dir kennt. Die kaufmännische Seite von Vorauszahlungen, also wie Beträge zu behandeln sind, denen noch keine Leistung gegenübersteht, ist davon unabhängig und gehört mit Deiner Steuerberatung geklärt, bevor Du Pakete anbietest.

Ein Kosmetikstudio sammelt über Jahre einen Bestand, der schwer zu ersetzen ist. Genau deshalb gehört die unbequeme Frage an den Anfang und nicht ans Ende: Was passiert mit diesen Daten, wenn Du den Anbieter wechseln willst?

Drei Antworten solltest Du vor Vertragsschluss haben. Erstens: In welchem Format kannst Du Kundendaten, Terminhistorie, Notizen und Bilder vollständig exportieren? Geht das ohne Anfrage beim Anbieter? Zweitens: Wo werden die Daten verarbeitet? Welche Vereinbarungen gibt es dazu? Drittens: Wie lange bleiben Daten nach einer Kündigung verfügbar?

Ein Anbieter, der diese Fragen klar beantwortet, ist damit noch nicht der richtige – aber einer, der ausweicht, ist es sicher nicht. Die Antworten haben zudem praktische Folgen für Deine eigenen Pflichten im Umgang mit den Angaben Deiner Gäste; wie diese in Deinem Betrieb konkret aussehen, klärst Du am besten mit fachkundiger Beratung.

Nicht jede Behandlung im Kosmetikstudio darf frei gebucht werden. Manche setzen eine Verträglichkeitsprüfung voraus, andere eine Einschätzung vor Ort, wieder andere sind nur für Gäste sinnvoll, deren Verlauf bereits bekannt ist. Ein System, das nur eine einzige Buchungsart kennt, zwingt Dich hier zu einem schlechten Kompromiss.

Prüf deshalb, ob sich Leistungen unterschiedlich behandeln lassen: frei buchbar, buchbar erst nach einem Ersttermin, oder ausschließlich auf Anfrage. Wichtig ist außerdem, ob Du einer Buchung Bedingungen und Hinweise voranstellen kannst, die der Gast vor dem Absenden sieht. Genauso wichtig ist, ob ein kurzer Ersttermin selbst online buchbar ist, damit der Einstieg nicht am Telefon hängt.

Ebenso praktisch ist die Frage, ob Du einzelne Leistungen zeitweise schließen kannst, ohne sie zu löschen. Saisonale Angebote, Behandlungen während einer Fortbildung, Leistungen, die an eine bestimmte Person gebunden sind: In all diesen Fällen brauchst Du einen Schalter, keinen Löschvorgang.

Vorführungen zeigen, was ein System kann. Was es im Alltag Deines Studios bedeutet, zeigen erst konkrete Fälle. Geh deshalb mit eigenen Situationen in das Gespräch, nicht mit einer Funktionsliste.

• Wie lege ich eine Serie über mehrere Monate an? Was passiert, wenn ein Termin dazwischen ausfällt?
• Wo lande ich mit einer Angabe, die nur die behandelnde Person sehen soll?
• Wie sieht ein vollständiger Export meiner Kundendaten aus? Kann ich ihn selbst auslösen?
• Wie bilde ich eine Leistung ab, die erst nach einem Erstgespräch buchbar sein soll?
• Was sehen meine Gäste, bevor sie den Termin bestätigen?

Salon Wizard deckt davon einen Teil ab: eigene Seite mit Leistungen und Galerie, direkte Buchung, Kundenkartei mit Verlauf und einem freien Notizfeld, Terminserien ab Solo Plus, Team und Standorte. Die Kartei hat keine strukturierten Felder und keine Bilder. Es gibt weder eine Notiz, die nur eine Person sieht, noch einen Export der Kundenkartei. Kassenführung, Zahlungsabwicklung und medizinische Dokumentation gehören ausdrücklich nicht dazu – wenn eines davon Deine Hauptanforderung ist, brauchst Du eine zusätzliche Lösung und eine getrennte Entscheidung.