Friseursoftware Kosten: Mitarbeiter, Standorte und versteckte Gebühren

Die Frage nach den Kosten einer Friseursoftware lässt sich nicht mit einer einzelnen Zahl beantworten, weil der Betrag auf der Preisseite selten der Betrag auf der Rechnung ist. Entscheidend ist die Abrechnungslogik dahinter: Wächst der Preis mit jeder Person im Team, mit jedem Standort, mit jeder verschickten Erinnerung, mit jedem vermittelten Termin – oder gar nicht?

Dieser Beitrag ordnet die Posten, die im Salonalltag tatsächlich auflaufen, und zeigt, an welchen Stellen ein Angebot im ersten Monat günstig aussieht und im dritten Jahr teuer geworden ist. Fremde Preise nennen wir bewusst nicht: Beträge veralten, die Abrechnungsmodelle dahinter bleiben stabil und sind das, was Du überhaupt vergleichen kannst.

Bevor ein einziger Betrag verglichen wird, lohnt der Blick auf die Rechengröße. Im Markt für Salonsoftware sind fünf Logiken üblich: ein fester Preis für den Betrieb, ein Preis je aktivem Kalender oder je Person im Team, ein Preis je Standort, ein Preis je gebuchtem Modul und eine Provision auf Termine, die über die Plattform des Anbieters zustande kommen.

Diese Logiken lassen sich nicht ineinander umrechnen, solange die eigene Betriebsgröße nicht feststeht. Ein Preis je Kalender ist für einen Solobetrieb die günstigste Variante und für einen Salon mit sechs Stühlen die teuerste. Eine Provision kostet im schwachen Monat wenig und im starken Monat genau dann viel, wenn der Salon ohnehin ausgelastet ist. Ein fester Tarif ist im ersten Monat oft der höchste Betrag auf dem Tisch und nach zwei Einstellungen der niedrigste.

Notier deshalb zuerst drei Zahlen: wie viele Kalender Dein Salon heute führt, wie viele Standorte er hat und wie viele Termine im Monat zusammenkommen. Ergänz dieselben drei Zahlen für den Stand, den Du in achtzehn Monaten erwartest. Erst gegen diese sechs Werte wird ein Angebot lesbar.

Der Posten, der Salons am häufigsten überrascht, ist das Team. Viele Systeme rechnen je Kalender ab, und ein Kalender entsteht nicht nur für Festangestellte: Auch die Aushilfe am Samstag, die Auszubildenden im zweiten Lehrjahr und die Personen auf Mietstühlen brauchen eine eigene Terminspalte, sonst stimmt die Verfügbarkeitsrechnung nicht mehr.

Prüf deshalb, ob ein Kalender monatlich zu- und abgeschaltet werden kann oder ob die Abrechnung an ein Jahrespaket gebunden ist. Saisonale Teams zahlen sonst zwölf Monate für eine Kraft, die vier Monate arbeitet. Klär außerdem, ob ausgeschiedene Mitarbeitende weiterzählen: Wer den Salon verlässt, muss in der Kundenhistorie sichtbar bleiben, damit alte Termine zuordenbar bleiben, aber er muss nicht weiter im Preis stehen.

Ein Tarif ohne Aufpreis je Person im Team verschiebt die Rechnung in beide Richtungen: Er kostet den sehr kleinen Salon mehr, als er müsste, und den wachsenden Salon deutlich weniger. Auf welcher Seite dieser Grenze Du stehst, hängt allein an der Zahl der Kalender – nicht am Umsatz und nicht an der Quadratmeterzahl.

Sobald ein zweiter Salon dazukommt, entstehen Kosten, die mit der Teamgröße nichts zu tun haben: eine eigene Adresse mit eigenen Öffnungszeiten, eine eigene öffentliche Seite, auf der Gäste genau diesen Standort buchen, eine getrennte Leistungs- und Preisliste und eine Auswertung, die beide Betriebe nebeneinanderstellt.

Manche Anbieter verkaufen dafür einen zweiten Vertrag, manche ein Standort-Addon zum bestehenden Tarif, manche verlangen den Wechsel in eine höhere Stufe, deren übrige Funktionen der Salon gar nicht braucht. Der Unterschied zwischen diesen drei Wegen ist der größte Einzelposten in diesem Artikel, und er steht selten auf der Preisseite.

Frag deshalb konkret nach: Kostet der zweite Standort denselben Betrag wie der erste oder weniger? Wandern Kundendaten automatisch mit oder müssen sie doppelt gepflegt werden? Und lässt sich ein Standort wieder abmelden, wenn ein Mietvertrag ausläuft, ohne dass der gesamte Vertrag neu verhandelt wird?

Neben dem festen Anteil gibt es Posten, die mit dem Betrieb schwanken. Der häufigste sind SMS-Erinnerungen. Sie werden je Nachricht abgerechnet, und eine Nachricht ist nicht gleich eine Nachricht: Längere Texte oder Sonderzeichen können ein zweites Segment auslösen und den Verbrauch verdoppeln, ohne dass sich an der Zahl der Termine etwas geändert hätte.

Rechne den Verbrauch aus den eigenen Zahlen hoch – Termine je Monat, davon der Anteil, der eine Erinnerung bekommen soll, mal ein bis zwei Segmente. E-Mail-Erinnerungen sind in der Regel im Tarif enthalten und für Stammgäste oft ausreichend. SMS lohnt sich dort, wo No-Shows nachweisbar Umsatz kosten, also vor allem bei langen Farb- und Strähnenterminen.

Der zweite variable Posten ist die Provision auf vermittelte Termine. Sie fällt nur an, wenn ein Gast über die Plattform des Anbieters kommt. Die Abgrenzung zwischen einem wirklich neu vermittelten Gast und einem eigenen Stammgast, der zufällig über die Plattform gebucht hat, ist allerdings genau die Stelle, an der Salon und Anbieter regelmäßig verschiedener Meinung sind. Lass Dir diese Regel vor Vertragsschluss schriftlich geben.

Ein Kostenvergleich, der nur den ersten Monat betrachtet, entscheidet sich fast immer für das falsche System. Stell stattdessen eine einfache Tabelle über sechsunddreißig Monate auf: eine Spalte je Kandidat, je eine Zeile für Grundpreis, Kalender, Standorte, Nachrichten, Provision und einmalige Posten.

Zu den einmaligen Posten gehören Einrichtung, Übernahme der Kundendaten aus dem alten System, Schulung des Teams und gegebenenfalls eine eigene Domain. Sie fallen nur einmal an, aber sie fallen genau dann an, wenn im Betrieb ohnehin Unruhe herrscht – deshalb gehören sie in die Rechnung und nicht in eine Fußnote.

Trag in dieselbe Tabelle die Wachstumsannahme ein, die Du in Abschnitt eins notiert hast. Ein Angebot, das für den heutigen Stand am günstigsten ist und ab dem vierten Kalender die Führung verliert, ist kein günstiges Angebot. Es ist ein Angebot mit kurzem Horizont, und ein Systemwechsel nach zwei Jahren kostet mehr als die Differenz, die er einspart.